Guide library
Getting started (3)
What is AI readiness?What does an AI readiness assessment involve?AI readiness glossaryBuilding the foundations (5)
Process mapping before automationWhen has an SME outgrown spreadsheets?How to choose business software that fitsHow to prepare your data for AIDo SMEs need a data warehouse?By market (5)
AI readiness for Singapore SMEsAI readiness for Malaysian SMEsAI readiness for Indonesian SMEse-Invoicing in Malaysia: a guide for SMEsAplikasi stok barang untuk UMKM (Bahasa Indonesia)The framework
SEL Foundation IndexAll guides →Resources · Panduan Indonesia
Aplikasi stok barang untuk UMKM: cara memilih, dan kapan beralih ke software ERP
Banyak UMKM mencatat stok di buku, spreadsheet atau grup WhatsApp. Cara ini cukup saat usaha masih kecil, tetapi menjadi sulit ketika jumlah barang, gudang atau pelanggan bertambah. Panduan ini menjelaskan kapan UMKM perlu aplikasi stok barang, jenis aplikasi yang tersedia, cara memilihnya, dan kapan software ERP menjadi langkah berikutnya.
Jawaban singkat
Apa itu aplikasi stok barang.
Aplikasi stok barang adalah sistem yang mencatat setiap barang masuk, barang keluar dan sisa stok di satu tempat, sehingga semua orang di usaha Anda melihat angka yang sama. UMKM biasanya membutuhkannya ketika stok di catatan sering tidak sama dengan stok fisik di rak toko atau gudang.
Masalah ini umum terjadi. Penjualan dicatat di kasir, pembelian dicatat di spreadsheet, dan perubahan stok dilaporkan lewat chat. Karena catatannya terpisah, tidak ada satu angka stok yang bisa dipercaya, dan selisih baru ketahuan saat stok opname.
Menurut kami, langkah terpenting bukan memilih aplikasi yang paling lengkap. Langkah terpenting adalah menyepakati cara mencatat barang masuk dan keluar, lalu memakai satu sistem untuk mencatatnya. Aplikasi yang sederhana tetapi dipakai secara konsisten lebih berguna daripada aplikasi yang lengkap tetapi jarang diisi.
Tanda-tandanya
Tanda pencatatan stok Anda sudah tidak cukup.
Jika tiga atau lebih tanda di bawah ini terjadi di usaha Anda, sudah waktunya memakai aplikasi stok barang.
| Tanda | Contohnya | Mengapa ini penting |
|---|---|---|
| Stok di catatan tidak sama dengan stok fisik | Selisih baru ditemukan saat stok opname, dan tidak ada yang tahu penyebabnya. | Keputusan pembelian dibuat berdasarkan angka yang salah. |
| Stok dilaporkan lewat chat | Staf gudang mengirim foto atau pesan WhatsApp setiap kali barang keluar. | Pesan mudah terlewat, dan tidak ada catatan lengkap yang bisa diperiksa kembali. |
| Ada banyak versi spreadsheet | Setiap toko atau gudang punya file stok sendiri dengan format yang berbeda. | Stok total harus dijumlahkan secara manual, sehingga kesalahan mudah terjadi. |
| Barang sering habis atau menumpuk | Barang yang laku habis sebelum dipesan ulang, sementara barang lain lama tersimpan di gudang. | Penjualan hilang, dan uang usaha tertahan di stok yang tidak terjual. |
| Hanya satu orang yang memahami catatan stok | Pemilik atau satu admin menjadi satu-satunya orang yang tahu cara membaca catatan stok. | Jika orang tersebut tidak ada, pekerjaan berhenti atau dikerjakan dengan salah. |
| Pesanan dicatat dua kali | Pesanan dicatat di kasir atau marketplace, lalu diketik lagi di spreadsheet stok. | Setiap pencatatan ulang memakan waktu dan membuka peluang kesalahan. |
Jenis aplikasi
Tiga jenis aplikasi stok barang.
Nama kategori di pasar sering tumpang tindih, karena banyak produk menggabungkan beberapa fungsi. Tabel ini membantu Anda melihat jenis mana yang sesuai dengan usaha Anda.
| Jenis | Apa yang dilakukan | Biasanya cocok untuk |
|---|---|---|
| Aplikasi stok barang sederhana | Mencatat barang masuk dan keluar, menampilkan sisa stok, dan memberi peringatan saat stok menipis. Banyak yang bisa dipakai di ponsel. | UMKM dengan satu toko atau satu gudang, dan jumlah barang yang belum terlalu banyak. |
| Aplikasi stok barang gudang | Mencatat lokasi barang di rak gudang, penerimaan, pengambilan dan pengiriman, sering dengan barcode. Biasanya bisa mengelola beberapa gudang. | Distributor, pedagang grosir dan produsen yang menyimpan banyak barang di satu atau beberapa gudang. |
| Software ERP | Menggabungkan stok, pembelian, penjualan, keuangan dan sering juga produksi dalam satu sistem dengan satu basis data. | UMKM yang lebih besar, dengan beberapa bagian yang perlu memakai data yang sama setiap hari. |
Kategori produk berbeda antarpenyedia. Selalu periksa apa saja yang termasuk dalam produk tertentu.
Stok dan pesanan
Mengapa catatan stok yang tersebar menghambat AI.
Di banyak UMKM, informasi stok dan pesanan tersebar di beberapa tempat. Pesanan masuk lewat WhatsApp dan marketplace, stok dicatat di spreadsheet, dan pembelian dicatat di buku. Setiap catatan mungkin benar, tetapi tidak ada satu catatan yang lengkap.
Hal ini menjadi masalah ketika usaha ingin memakai AI, misalnya untuk memperkirakan permintaan atau menentukan kapan harus memesan ulang. AI hanya bisa bekerja dengan data yang tersedia. Jika sebagian penjualan hanya tercatat di chat, perkiraan yang dihasilkan akan keliru, dan kesalahannya sulit dilihat.
Karena itu, langkah pertama adalah mencatat stok dan pesanan di satu sistem. Setelah itu, data yang terkumpul setiap hari bisa dipakai untuk laporan yang lebih baik, lalu untuk AI. Panduan kami tentang kesiapan AI untuk UMKM Indonesia (dalam bahasa Inggris) menjelaskan hal ini lebih lanjut.
“Stok dan pesanan yang dicatat di chat dan spreadsheet tidak meninggalkan catatan yang lengkap. Catat di satu sistem dulu, lalu tambahkan AI.”
Lima langkah
Cara memilih aplikasi stok barang.
Langkah-langkah ini berlaku untuk aplikasi stok barang sederhana maupun aplikasi stok barang gudang. Langkah pertama dimulai dari proses, karena aplikasi yang tepat bergantung pada cara kerja usaha Anda.
- 01
Petakan alur barang masuk dan keluar.
Tuliskan bagaimana barang diterima dari pemasok, disimpan, dijual dan dikirim saat ini. Catat siapa yang mengerjakan setiap langkah dan di mana datanya dicatat. Panduan kami tentang pemetaan proses (dalam bahasa Inggris) menjelaskan caranya.
- 02
Rapikan daftar barang sebelum pindah.
Pastikan setiap barang punya satu kode, satu nama dan satu satuan yang disepakati, misalnya pcs, dus atau kg. Hapus barang yang tercatat ganda di spreadsheet lama. Data yang berantakan akan tetap berantakan di aplikasi baru.
- 03
Tentukan kebutuhan yang wajib.
Pisahkan fitur yang wajib dari fitur yang hanya baik jika ada. Misalnya, usaha dengan beberapa gudang wajib bisa melihat stok per lokasi, sedangkan usaha dengan satu toko mungkin cukup dengan peringatan stok menipis.
- 04
Uji dengan transaksi Anda sendiri.
Minta penyedia menunjukkan cara aplikasi mencatat transaksi Anda sendiri, seperti penerimaan barang, retur, dan penjualan dari beberapa saluran. Libatkan staf yang akan memakainya setiap hari.
- 05
Pastikan aplikasi terhubung dengan sistem lain.
Periksa apakah aplikasi stok bisa terhubung dengan kasir, marketplace dan software akuntansi Anda, sehingga data tidak perlu diketik ulang. Panduan kami tentang memilih software bisnis (dalam bahasa Inggris) menjelaskan apa yang perlu ditanyakan kepada penyedia.
Langkah berikutnya
Kapan beralih ke software ERP.
Aplikasi stok barang sudah cukup bagi kebanyakan UMKM pada umumnya. Software ERP mulai layak dipertimbangkan ketika stok hanya salah satu dari beberapa bagian usaha yang perlu memakai data yang sama, seperti pembelian, penjualan, keuangan dan produksi. Tanda-tandanya antara lain:
- Data harus diketik ulang di antara aplikasi stok, kasir dan software akuntansi.
- Laporan bulanan membutuhkan beberapa hari untuk digabungkan dari beberapa sistem.
- Usaha mengelola beberapa gudang, cabang atau badan usaha yang perlu melihat angka yang sama.
Saat membandingkan software ERP Indonesia, periksa apakah sistem tersebut mendukung cara kerja dan kebutuhan pelaporan usaha Anda di Indonesia, dan berapa total biayanya selama beberapa tahun ke depan, bukan hanya harga awalnya saja.
Software ERP memerlukan investasi yang lebih besar, baik dari sisi biaya maupun waktu yang dibutuhkan untuk implementasinya. Karena itu, mulailah dari proses yang sudah dipetakan dan daftar barang yang sudah rapi. UMKM yang sudah memakai aplikasi stok barang secara disiplin biasanya lebih siap beralih ke ERP.
Mengapa penting untuk AI
Catatan stok yang rapi adalah fondasi untuk AI.
Banyak penyedia aplikasi kini menawarkan fitur AI, seperti perkiraan permintaan atau saran pemesanan ulang. Fitur ini hanya berguna jika catatan stok dan penjualan lengkap dan konsisten.
AI memperlakukan data yang diberikan sebagai data yang benar. Jika satu barang punya tiga nama yang berbeda, atau sebagian penjualan tidak tercatat, hasil analisisnya akan salah. Panduan kami tentang menyiapkan data untuk AI (dalam bahasa Inggris) menjelaskan pemeriksaan yang perlu dilakukan.
Kesalahan umum
Tiga kesalahan saat memilih aplikasi stok barang.
Memilih aplikasi sebelum menyepakati cara kerja
Aplikasi dibeli lebih dulu, lalu staf menyesuaikan diri dengan pengaturan bawaannya. Bagian yang tidak cocok diatasi dengan spreadsheet tambahan, sehingga catatan kembali terpecah.
Memindahkan data yang berantakan
Daftar barang lama dengan kode ganda dan satuan yang tidak konsisten dipindahkan apa adanya. Selisih stok tetap muncul, dan staf mulai tidak percaya pada aplikasi baru.
Tetap memakai catatan lama
Spreadsheet atau buku lama terus dipakai berdampingan dengan aplikasi baru. Akibatnya ada dua angka stok, dan tidak ada yang tahu mana yang benar.
Pertanyaan umum
Pertanyaan UMKM tentang aplikasi stok barang.
Apa itu aplikasi stok barang?
Aplikasi stok barang adalah sistem yang mencatat barang masuk, barang keluar dan sisa stok di satu tempat. Dengan aplikasi ini, pemilik dan staf melihat angka stok yang sama, sehingga selisih bisa ditemukan lebih cepat.
Apakah aplikasi stok barang gratis cukup untuk UMKM?
Untuk usaha dengan satu toko dan jumlah barang yang sedikit, aplikasi stok barang sederhana yang gratis sering kali sudah cukup. Periksa batas jumlah barang, pengguna dan lokasi. Periksa juga apakah data Anda bisa diekspor, karena Anda mungkin ingin pindah ke aplikasi lain di kemudian hari.
Apa beda aplikasi stok barang dan software ERP?
Aplikasi stok barang berfokus pada pencatatan stok. Software ERP menggabungkan stok dengan pembelian, penjualan, keuangan dan sering juga produksi dalam satu sistem. ERP lebih lengkap, tetapi biayanya lebih tinggi dan penerapannya membutuhkan waktu yang lebih lama.
Kapan UMKM perlu aplikasi stok barang gudang?
UMKM perlu aplikasi stok barang gudang ketika menyimpan banyak barang di beberapa rak toko atau beberapa gudang, dan perlu mengetahui lokasi setiap barang. Aplikasi jenis ini biasanya mendukung barcode, sehingga penerimaan dan pengambilan barang menjadi lebih cepat dan lebih akurat.
Apakah catatan stok harus rapi sebelum memakai AI?
Ya. AI, misalnya untuk memperkirakan permintaan, hanya seakurat data yang dipakainya. Readiness Snapshot kami yang gratis membutuhkan sekitar lima menit dan menunjukkan fondasi mana, yaitu proses, sistem atau data, yang paling mungkin menghambat penggunaan AI pertama Anda. Snapshot hanya tersedia dalam bahasa Inggris.
Mulai dari sini
Lihat sejauh mana kesiapan fondasi usaha Anda.
Readiness Snapshot gratis membutuhkan sekitar lima menit. Anda akan menerima laporan PDF melalui email yang menunjukkan posisi proses, sistem dan data usaha Anda menuju AI, serta celah mana yang perlu ditutup lebih dulu. Saat ini Snapshot hanya tersedia dalam bahasa Inggris.